Cara Notulensi Rapat dalam Bahasa Inggris: Langkah, Frasa Penting, dan Contoh Minutes of Meeting
Cara notulensi rapat dalam bahasa Inggris jadi bekal penting bagi karyawan baru, admin, dan anggota tim yang tiba-tiba ditunjuk mencatat rapat di lingkungan kerja berbahasa Inggris. Kesulitannya biasanya ada di dua tempat sekaligus, yaitu tidak sempat mencatat semua pembicaraan dan bingung memilih kata yang cukup formal. Padahal, notulensi yang rapi menjadi rujukan resmi untuk keputusan dan tugas yang disepakati, sehingga kesalahan kecil bisa berdampak pada pekerjaan banyak orang. Artikel ini ditulis oleh tim SUN English untuk menguraikan alur kerja notulis dari sebelum sampai sesudah rapat, lengkap dengan istilah, frasa, dan contoh dokumen. Setelah membaca sampai selesai, kamu punya kerangka praktis untuk menulis minutes of meeting yang jelas dan profesional.
Notulensi Rapat dalam Bahasa Inggris Disebut Apa
Source: Pexels
Padanan paling umum untuk notulensi adalah minutes of meeting, yang sering disingkat MoM, atau cukup disebut meeting minutes. Kata minutes di sini berarti catatan resmi, bukan satuan waktu. Orang yang mencatatnya disebut minute taker, dan pimpinan rapat disebut chairperson atau chair.
| Istilah Indonesia | Istilah Bahasa Inggris | Catatan |
| Notulensi atau notulen | Minutes of meeting atau meeting minutes | Dokumen resmi hasil rapat |
| Notulis | Minute taker | Orang yang mencatat rapat |
| Pimpinan rapat | Chairperson atau chair | Biasanya mengesahkan notulensi |
| Peserta | Attendees | Yang hadir dalam rapat |
| Peserta yang berhalangan | Apologies atau absentees | Yang tidak hadir |
| Agenda | Agenda | Daftar topik pembahasan |
| Keputusan | Decisions | Hal yang disepakati |
| Butir tindak lanjut | Action items | Tugas beserta penanggung jawab dan tenggat |
| Menutup rapat | Adjourn the meeting | Mengakhiri rapat secara resmi |
Perbedaan Minutes of Meeting, Meeting Notes, dan Agenda
Tiga istilah ini sering tertukar padahal fungsinya berbeda.
| Aspek | Minutes of Meeting | Meeting Notes | Agenda |
| Waktu dibuat | Setelah rapat | Selama rapat | Sebelum rapat |
| Tingkat formalitas | Formal | Informal dan pribadi | Formal |
| Isi utama | Peserta, pembahasan ringkas, keputusan, tindak lanjut | Catatan mentah dan ide | Topik dan urutan pembahasan |
| Dibagikan ke | Peserta dan pihak terkait | Biasanya hanya untuk pencatat | Peserta sebelum rapat |
| Fungsi | Rujukan resmi | Bahan menyusun minutes | Panduan jalannya rapat |
Tahapan Notulensi: Sebelum, Saat, dan Sesudah Rapat
Notulensi bukan hanya soal menulis dokumen akhir. Prosesnya terdiri dari beberapa tahap yang berurutan.
| Tahap | Kegiatan Utama | Hasil |
| Sebelum rapat | Membaca agenda, menyiapkan template, dan mengenali peserta | Kerangka catatan yang siap diisi |
| Saat rapat | Mencatat keputusan, tugas, dan poin penting | Meeting notes |
| Setelah rapat | Merapikan catatan menjadi minutes dan meminta persetujuan chair | Minutes of meeting final |
| Distribusi | Mengirim minutes ke peserta dan pihak terkait | Dokumen yang tersebar |
Persiapan Sebelum Rapat
Persiapan yang baik mengurangi beban saat rapat berlangsung, terutama kalau bahasa pengantarnya bukan bahasa ibumu.
| Langkah | Kegiatan | Contoh dalam Bahasa Inggris |
| Baca agenda | Pahami topik dan urutannya | Review the agenda before the meeting. |
| Siapkan template | Isi bagian tanggal, lokasi, dan nama peserta lebih dulu | Pre-fill the date, time, and attendees. |
| Kenali istilah | Cari istilah teknis yang mungkin muncul | Check the key terms on the agenda. |
| Konfirmasi peran | Pastikan siapa chair dan siapa pembicara | Confirm who will chair the meeting. |
| Siapkan alat | Siapkan perangkat dan cadangan rekaman jika diizinkan | Ask for permission to record the meeting. |
Struktur Minutes of Meeting
Struktur dasar minutes cukup baku dan bisa dipakai untuk banyak jenis rapat.
| Bagian | Isi | Contoh Kalimat |
| Header | Judul, tanggal, waktu, dan lokasi | Project Kickoff Meeting, 5 December 2026, 10:00 AM, Zoom |
| Attendees dan apologies | Nama yang hadir dan berhalangan | Apologies were received from Bima Pratama. |
| Call to order | Waktu rapat dibuka | The meeting was called to order at 10:05 AM. |
| Previous minutes | Pengesahan notulensi sebelumnya | The minutes of the previous meeting were approved. |
| Discussion | Ringkasan pembahasan per topik | The team discussed the project timeline. |
| Decisions | Keputusan yang disepakati | It was agreed that the launch would be moved to March. |
| Action items | Tugas, penanggung jawab, dan tenggat | Maya will prepare the wireframes by 12 December. |
| Next meeting | Jadwal rapat berikutnya | The next meeting is scheduled for 19 December. |
| Adjournment | Waktu rapat ditutup | The meeting was adjourned at 11:20 AM. |
Frasa Penting untuk Setiap Bagian
| Bagian | Frasa Bahasa Inggris | Arti |
| Membuka | The meeting was called to order at 9:00 AM. | Rapat dibuka pukul 9:00 pagi. |
| Daftar hadir | Present: Rina, Andi, and Maya. | Hadir: Rina, Andi, dan Maya. |
| Berhalangan | Apologies for absence were received from David. | Permohonan maaf atas ketidakhadiran diterima dari David. |
| Pembahasan | The team reviewed the budget proposal. | Tim meninjau usulan anggaran. |
| Mencatat poin | It was noted that the deadline was tight. | Dicatat bahwa tenggatnya ketat. |
| Keputusan | It was decided that the event would be held online. | Diputuskan bahwa acara diadakan secara daring. |
| Persetujuan | The proposal was approved unanimously. | Usulan disetujui dengan suara bulat. |
| Penundaan | The decision was deferred until next week. | Keputusan ditunda sampai minggu depan. |
| Tindak lanjut | Andi will send the report by Friday. | Andi akan mengirim laporan paling lambat Jumat. |
| Menutup | The meeting was adjourned at 10:45 AM. | Rapat ditutup pukul 10:45 pagi. |
Kalimat Berguna Saat Rapat Sedang Berlangsung
Notulis sering perlu bertanya untuk memastikan catatannya akurat. Kalimat berikut membantu kamu melakukannya dengan sopan.
| Situasi | Frasa Bahasa Inggris | Arti |
| Meminta pengulangan | Could you repeat that, please? | Bisakah Anda mengulanginya? |
| Meminta bicara lebih pelan | Could you speak a little more slowly? | Bisakah Anda bicara sedikit lebih pelan? |
| Mengonfirmasi keputusan | Just to confirm, we agreed on a March launch, correct? | Sekadar memastikan, kita sepakat peluncuran pada Maret, benar? |
| Meminta klarifikasi | Could you clarify what you mean by phase two? | Bisakah Anda menjelaskan maksud tahap kedua? |
| Meminta ejaan nama | Could you spell that name for me? | Bisakah Anda mengeja nama itu? |
| Menanyakan penanggung jawab | Who will be responsible for this task? | Siapa yang bertanggung jawab atas tugas ini? |
| Menanyakan tenggat | By when should this be completed? | Paling lambat kapan tugas ini selesai? |
| Meminta dokumen | Could you send me the slides after the meeting? | Bisakah Anda mengirim slide setelah rapat? |
| Memastikan catatan | Let me make sure I have this right. | Izinkan saya memastikan catatan saya benar. |
Tingkatkan rasa percaya dirimu dalam berbahasa Inggris untuk keseharian, obrolan santai, hingga urusan karir. Belajar makin asyik dan terarah bersama expert tutor SUN English di kelas private yang jadwalnya super fleksibel. Yuk, klik banner di atas untuk mendapatkan penawaran menarik dan daftar kelasnya sekarang!
Tenses dan Passive Voice dalam Notulensi
Minutes ditulis dari sudut pandang orang ketiga dan memakai bahasa yang objektif. Karena itu, ada pola gramatika yang lazim muncul.
| Pola | Fungsi | Contoh |
| Simple past | Melaporkan apa yang terjadi di rapat | The team discussed the budget. |
| Passive voice | Menonjolkan keputusan, bukan pelakunya | It was agreed that the budget would be increased. |
| Will atau is to | Menyatakan tindak lanjut | Rina will submit the draft by Monday. |
| Present simple atau future | Menyebut jadwal berikutnya | The next meeting is scheduled for 19 December. |
| Reported speech | Melaporkan pendapat tanpa opini pribadi | Andi stated that the vendor needed more time. |
Berikut contoh mengubah kalimat percakapan menjadi kalimat notulensi.
| Ucapan Saat Rapat | Versi Notulensi |
| “I think we should move the launch.” | Andi suggested that the launch be moved. |
| “Okay, let’s go with option B.” | It was decided that option B would be adopted. |
| “I’ll send the report on Friday.” | Maya will send the report by Friday. |
| “The budget is too small.” | Rina raised a concern about the size of the budget. |
Reporting Verbs yang Sering Dipakai
| Kata Kerja | Arti | Contoh Kalimat |
| Discussed | Membahas | The team discussed the schedule. |
| Agreed | Menyepakati | It was agreed that the meeting would be weekly. |
| Decided | Memutuskan | It was decided that the vendor would be replaced. |
| Proposed | Mengusulkan | Maya proposed a new timeline. |
| Suggested | Menyarankan | Andi suggested hiring a freelancer. |
| Noted | Mencatat | It was noted that the budget was limited. |
| Approved | Menyetujui | The plan was approved by the board. |
| Confirmed | Mengonfirmasi | Rina confirmed the delivery date. |
| Raised | Mengangkat atau mengajukan isu | David raised a concern about quality. |
| Requested | Meminta | The client requested a revised quote. |
| Reviewed | Meninjau | The team reviewed last month’s results. |
| Postponed | Menunda | The decision was postponed until Monday. |
| Concluded | Menyimpulkan | The group concluded that more data was needed. |
Cara Menulis Action Items
Action items yang baik menjawab tiga pertanyaan, yaitu siapa melakukan apa dan paling lambat kapan. Tanpa ketiganya, tindak lanjut mudah terlupakan.
| Siapa | Melakukan Apa | Paling Lambat Kapan |
| Maya | Prepare the wireframes | 12 December |
| Andi | Send the revised budget to the client | 10 December |
| Rina | Schedule a call with the vendor | 8 December |
| David | Review the draft contract | 15 December |
Rumus singkatnya, tulis dengan pola Name + will + action verb + deadline, misalnya “Andi will send the revised budget by 10 December.”
Contoh Minutes of Meeting Lengkap
Berikut contoh minutes sederhana untuk rapat awal proyek. Nama dan isi rapatnya fiktif.
Project Kickoff Meeting: Website Redesign
Date: 5 December 2026. Time: 10:00 AM to 11:20 AM. Location: Zoom.
Attendees: Rina Putri (Project Lead, Chair), Andi Wijaya (Designer), Maya Sari (Developer), David Lee (Client Representative). Apologies: Bima Pratama.
- Call to order. The meeting was called to order at 10:05 AM by Rina Putri.
- Project scope. The team reviewed the proposed scope of work. David noted that the client wanted the new site to include an online booking feature. It was agreed that the booking feature would be included in phase two.
- Timeline. Maya proposed a launch date in March. It was decided that the first prototype would be ready by the end of December.
- Budget. Andi raised a concern about the size of the design budget. The decision was deferred until the client’s finance team reviewed the figures.
- Adjournment. The meeting was adjourned at 11:20 AM.
| Action Item | Owner | Deadline |
| Prepare wireframes | Maya Sari | 12 December |
| Send revised budget | Andi Wijaya | 10 December |
| Confirm finance review | David Lee | 15 December |
Next meeting: 19 December 2026, 10:00 AM. Minutes prepared by: Dina Anggraini.
Ringkasan dalam bahasa Indonesia: rapat awal proyek redesign situs web dibuka pukul 10:05. Tim sepakat fitur pemesanan daring masuk ke tahap dua, prototipe pertama ditargetkan akhir Desember, dan keputusan anggaran ditunda sampai tim keuangan klien meninjau angkanya. Tiga tugas dibagi ke Maya, Andi, dan David dengan tenggat berbeda, lalu rapat ditutup pukul 11:20.
Kesalahan Bahasa Inggris yang Sering Muncul dalam Notulensi
| Kurang Tepat | Lebih Formal | Alasan |
| We discussed about the budget. | The team discussed the budget. | Kata discuss tidak diikuti about |
| Mr. Andi say that the plan is late. | Mr. Andi stated that the plan was late. | Gunakan bentuk lampau untuk melaporkan |
| The meeting is started at 9. | The meeting was called to order at 9:00 AM. | Frasa baku untuk membuka rapat |
| We are agree to move the date. | It was agreed to move the date. | Agree adalah kata kerja, bukan kata sifat di sini |
| Rina must do the report. | Rina will prepare the report by Friday. | Tugas ditulis jelas dengan tenggat |
| He was angry about the delay. | He expressed concern about the delay. | Notulensi menghindari opini atau emosi pribadi |
| Peoples who come are 5. | Attendees: 5 | Gunakan istilah baku dan ringkas |
| The meeting finished at 11. | The meeting was adjourned at 11:00 AM. | Frasa baku untuk menutup rapat |
Teknik Mencatat Cepat Saat Rapat
| Teknik | Cara Melakukannya |
| Pakai template | Isi bagian tetap sebelum rapat dimulai |
| Fokus pada keputusan dan tugas | Catat hasil, bukan seluruh percakapan |
| Tandai tindak lanjut | Beri penanda khusus pada tugas, nama, dan tenggat |
| Gunakan singkatan | Pakai singkatan lazim agar mencatat lebih cepat |
| Rekam jika diizinkan | Gunakan rekaman sebagai cadangan setelah meminta izin |
| Rapikan segera | Susun minutes dalam satu hari agar ingatan masih segar |
Beberapa singkatan yang lazim dipakai dalam catatan kerja bahasa Inggris tercantum berikut ini.
| Singkatan | Kepanjangan | Arti |
| w/ | with | dengan |
| re | regarding | mengenai |
| ASAP | as soon as possible | secepat mungkin |
| TBD | to be determined | akan ditentukan |
| TBC | to be confirmed | akan dikonfirmasi |
| approx. | approximately | sekitar |
Cara Mengirim Minutes Lewat Email
Setelah minutes disetujui, kirim ke peserta dengan email yang singkat dan jelas.
| Bagian Email | Contoh | Arti |
| Subjek | Minutes of Project Kickoff Meeting, 5 December 2026 | Notulensi rapat awal proyek, 5 Desember 2026 |
| Pembuka | Dear all, please find attached the minutes of today’s meeting. | Yth. semua, terlampir notulensi rapat hari ini. |
| Permintaan koreksi | Kindly let me know if there are any corrections by Friday. | Mohon beri tahu saya bila ada koreksi paling lambat Jumat. |
| Pengingat tugas | Please note the action items and deadlines listed in the document. | Mohon perhatikan butir tindak lanjut dan tenggat di dokumen. |
| Penutup | Thank you, and best regards. | Terima kasih, salam hormat. |
Business English untuk Rapat Dilatih di Kelas SUN English
Kemampuan mencatat dan menulis notulensi dalam bahasa Inggris berkaitan erat dengan kemampuan Business English, baik untuk menulis maupun berbicara saat rapat. SUN English adalah lembaga les bahasa Inggris dengan fokus lebih besar pada persiapan tes, tetapi juga menyediakan Business English, General English, dan Conversation English untuk kebutuhan kerja sehari-hari. Kalau kamu belum yakin dengan levelmu, tersedia placement test untuk mengecek kemampuan awal. Kelasnya berformat privat atau semi-privat dengan Personalized Learning Plan, sehingga latihan frasa rapat dan penulisan dokumen bisa disesuaikan dengan pekerjaanmu.
Sekarang kamu sudah tahu cara notulensi rapat dalam bahasa Inggris, mulai dari persiapan, struktur minutes, frasa penting, sampai contoh dokumen lengkap. Tinggal dipraktikkan di rapat berikutnya dan biasakan merapikan catatan dalam satu hari. Kalau kamu mau melatih Business English dengan bimbingan tutor dan kurikulum yang selalu update, SUN English siap bantu. Klik banner di atas buat dapetin penawaran menarik, atau klik di sini buat konsultasi langsung sama tim SUN English lewat WhatsApp kalau masih ada yang mau ditanyain.