Panduan Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris dan 6 Contoh Lengkapnya

Mengundurkan diri dari sebuah pekerjaan (resign) adalah fase yang sangat wajar dan lumrah dalam perjalanan karier siapa pun. Entah karena mendapat tawaran gaji yang lebih baik, beralih profesi, atau alasan keluarga, kamu berhak melangkah ke babak baru. Namun, ada satu aturan emas di dunia profesional: jangan pernah membakar jembatan (don’t burn bridges). Salah satu cara terbaik untuk menjaga reputasi dan meninggalkan kesan positif di perusahaan lama adalah dengan merangkai dan menyerahkan surat resign bahasa inggris yang ditulis dengan rapi, elegan, serta terstruktur.

Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!

Hal ini menjadi semakin krusial jika kamu bekerja di perusahaan multinasional, startup tingkat global, atau memiliki atasan seorang ekspatriat. Menulis surat pengunduran diri dalam bahasa asing mungkin terasa mendebarkan bagi sebagian orang. Kamu harus berhati-hati dalam memilih kata agar tidak terdengar menyinggung, apalagi jika sebelumnya ada pengalaman kurang menyenangkan di kantor. Surat ini harus tetap jelas, netral, dan mengomunikasikan maksud serta tanggal terakhirmu bekerja dengan tegas.

Tidak perlu panik! Dalam panduan komprehensif ini, kita akan membahas tuntas langkah demi langkah cara membuat surat pengunduran diri yang elegan, hal-hal apa saja yang harus dihindari, serta enam contoh surat yang bisa langsung kamu sontek dan sesuaikan dengan kondisimu.

Do’s and Don’ts: Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan Saat Resign

Source: Pexels

Sebelum mulai menulis, penting untuk memahami etika dasar saat mengundurkan diri:

• DO: Berbicara langsung dengan atasan. Sebelum mengirimkan surat via surel (email) atau meletakkannya di atas meja bosmu, ajaklah ia berdiskusi secara tatap muka atau melalui panggilan video (jika remote). Surat resign hanyalah formalitas tertulis setelah kamu menyampaikannya secara verbal.
• DO: Patuhi aturan One Month Notice. Periksa kembali kontrak kerjamu. Sebagian besar perusahaan mewajibkan karyawan memberikan pemberitahuan 30 hari sebelumnya agar mereka punya waktu mencari penggantimu.
• DON’T: Menuliskan keluhan atau emosi negatif. Surat resign akan masuk ke dalam arsip resmi HRD. Jangan pernah menggunakan surat ini untuk mengkritik rekan kerja, menyindir manajemen, atau meluapkan amarah. Tetaplah profesional dan netral.
• DON’T: Pergi tanpa handover. Pastikan kamu menawarkan serah terima tugas dengan rapi agar tim yang ditinggalkan tidak kebingungan.

Baca Juga: Panduan Lengkap Business English: Kunci Komunikasi Profesional Dunia Kerja: Panduan Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris dan 6 Contoh Lengkapnya

Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris (Struktur Penulisan)

Surat pengunduran diri yang profesional tidak perlu panjang lebar atau bertele-tele. Surat ini harus ringkas, jelas, dan memuat informasi krusial. Berikut adalah struktur standar yang wajib ada di dalam suratmu beserta contoh frasanya:

1. Informasi Kontak (Header) Sama seperti surat resmi lainnya, jika dicetak secara fisik, cantumkan informasi kontakmu di bagian paling atas (Nama, Alamat, Nomor Telepon, Email), diikuti dengan tanggal surat dibuat, dan informasi kontak atasan atau HRD yang dituju.

2. Salam Pembuka (Salutation) Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, diikuti dengan nama belakang atasanmu.

• Contoh: “Dear Mr. Smith,” atau “Dear Ms. Johnson,”.

3. Pernyataan Resign dan Tanggal Efektif (The Statement and Date) Jangan berputar-putar. Langsung sampaikan pada intinya di paragraf pertama. Nyatakan dengan jelas posisi yang kamu tinggalkan dan kapan hari terakhirmu bekerja (last day of employment).

• Contoh Frasa 1: “Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as…” (Tolong terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai…)
• Contoh Frasa 2: “I am writing to formally notify you of my resignation from…” (Saya menulis untuk secara resmi memberitahu Anda tentang pengunduran diri saya dari…)

4. Alasan Singkat (Opsional) Kamu tidak wajib menjelaskan alasan secara mendetail jika tidak ingin atau jika alasannya bersifat rahasia. Namun, menyebutkannya secara singkat dapat memberikan kejelasan (misal: ingin melanjutkan studi atau tawaran baru).

5. Ucapan Terima Kasih (Gratitude) Ini adalah bagian terpenting untuk menjaga hubungan baik (networking). Ucapkan terima kasih atas peluang, pengalaman, dan bimbingan yang kamu dapatkan. Bos atau manajer lamamu bisa saja menjadi orang yang memberimu surat rekomendasi di masa depan!

• Contoh Frasa 1: “I am very grateful for the opportunities I have been given during my time with…” (Saya sangat bersyukur atas kesempatan yang diberikan selama saya bersama…)
• Contoh Frasa 2: “Thank you for the guidance and support you have shown me…” (Terima kasih atas bimbingan dan dukungan yang Anda tunjukkan kepada saya…)

6. Tawaran Bantuan Transisi (Transition Assistance) Tunjukkan tanggung jawabmu dengan menawarkan bantuan selama masa transisi, seperti melatih penggantimu atau merapikan dokumen sebelum kamu pergi.

• Contoh Frasa: “During my last few weeks, I will do everything possible to wrap up my duties and train other team members to ensure a smooth handover.” (Selama beberapa minggu terakhir saya, saya akan melakukan segala yang mungkin untuk merampungkan tugas saya dan melatih anggota tim lainnya untuk memastikan serah terima yang lancar.)

7. Penutup dan Tanda Tangan (Sign-off and Signature) Gunakan salam penutup yang profesional, diikuti dengan tanda tangan dan nama terangmu.

• Contoh: “Sincerely,” , “Best regards,” , atau “Warmly,”.

Baca Juga: 50 Kalimat Bahasa Inggris untuk Interview Kerja Agar Tampil Profesional!: Panduan Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris dan 6 Contoh Lengkapnya

Tingkatkan rasa percaya dirimu dalam berbahasa Inggris untuk keseharian, obrolan santai, hingga urusan karir. Belajar makin asyik dan terarah bersama expert tutor SUN English di kelas private yang jadwalnya super fleksibel. Yuk, klik banner di atas untuk mendapatkan penawaran menarik dan daftar kelasnya sekarang!

6 Contoh Surat Resign Bahasa Inggris Berbagai Situasi

Source: Pexels

Berikut adalah referensi draft surat pengunduran diri yang bisa kamu salin, ubah bagian di dalam kurung siku […], dan sesuaikan dengan kondisimu.

Contoh 1: Surat Resign Standar dan Paling Umum (Aman Digunakan)

Draf ini sangat cocok digunakan untuk hampir semua situasi karena formatnya sangat baku, aman, dan menonjolkan kesopanan tingkat tinggi.

[Your Name] [Your Phone Number] | [Your Email]

[Date]

[Manager’s Name] [Manager’s Title] [Company Name]

Dear [Manager’s Name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Your Position] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Day, e.g., Friday, November 20th], as per the notice period in my contract.

I would like to thank you for the trust and opportunities I have been given during my time here. I have genuinely enjoyed working with the team and appreciate the professional growth I have experienced at this company.

Over the next few weeks before my departure, I am fully committed to ensuring a smooth transition. I will complete my pending tasks and am available to help train my replacement or pass on my responsibilities to the team.

I wish you and the company all the best in the future, and I hope we can stay in touch.

Sincerely,

(Signature)

[Your Printed Name]

Baca Juga: Cara Profesional Balas Email Tawaran Kerja Bahasa Inggris Beserta Contohnya: Panduan Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris dan 6 Contoh Lengkapnya

Contoh 2: Surat Resign Karena Pindah Karir/Pekerjaan Baru

Gunakan contoh ini jika atasanmu sudah tahu bahwa kamu menerima tawaran pekerjaan di tempat lain yang menunjang perkembangan karirmu.

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally notify you of my resignation from the position of [Your Position] at [Company Name]. My final day will be [Date].

I have recently accepted an offer from another company that aligns with my long-term career goals. It was not an easy decision to make, as I have truly enjoyed working with you and the rest of the team for the past [Number of Years] years.

I am incredibly grateful for your guidance and the support you have shown me during my tenure. The skills and knowledge I have gained here will undoubtedly be valuable in my future endeavors.

Please let me know how I can best support a smooth handover of my current projects over the next few weeks. I want to make sure the team is well-prepared before my departure.

Thank you again for everything. I wish the company continued success.

Best regards,

(Signature)

[Your Printed Name]

Baca Juga: 50 Kalimat Bahasa Inggris untuk Interview Kerja Agar Tampil Profesional!: Panduan Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris dan 6 Contoh Lengkapnya

Contoh 3: Surat Resign Karena Melanjutkan Pendidikan

Jika kamu memutuskan untuk berhenti bekerja karena ingin fokus mengambil gelar S2 (Master) atau pendidikan lanjutan lainnya, gunakan draf ini.

Dear [Manager’s Name],

Please accept this letter as a formal notification that I am resigning from my role as [Your Position] at [Company Name]. My last day of work will be [Date].

I have decided to return to school to pursue my Master’s degree in [Field of Study]. While I am very excited about this new academic journey, leaving this company is difficult because of the wonderful experience I have had here.

Thank you for all the support, mentorship, and opportunities for professional development you have provided me. I have learned so much from you and the team.

I will ensure that all my projects are wrapped up and handed over properly before my departure. Please let me know if there is a specific way you would like me to handle the transition.

Sincerely,

(Signature)

[Your Printed Name]

Contoh 4: Surat Resign Karena Alasan Keluarga atau Pribadi

Terkadang kondisi kesehatan, keluarga, atau urusan personal memaksa kita untuk berhenti bekerja. Kamu tidak perlu menjelaskan detail masalahmu, cukup sampaikan secara garis besar seperti ini.

Dear [Manager’s Name],

I am writing to inform you that I will be resigning from my position as [Your Position], effective [Date].

Due to unforeseen personal reasons and family commitments, I need to step away from my career at this time to focus on my family’s needs. This was a difficult decision, but it is the right one for me at this moment.

I want to express my deepest gratitude for the understanding and support you have given me during my time at [Company Name]. I have highly valued my time here and am proud of what our team has accomplished.

I am fully committed to wrapping up my duties and making the handover process as seamless as possible before I leave.

I wish you and the team the absolute best.

Warmly,

(Signature)

[Your Printed Name]

Contoh 5: Surat Resign Singkat via Email

Jika kantormu memiliki budaya kerja yang lebih santai, remote, dan mengizinkan pengunduran diri via surel (email), kamu bisa menggunakan format yang lebih praktis ini.

Subject: Resignation – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

Please accept this email as formal notification that I am resigning from my role as [Your Position]. As per my notice period, my last day with [Company Name] will be [Date].

Thank you so much for the opportunity to work in such a fantastic environment. I have learned a lot and enjoyed my time working on the [Department/Team Name] team.

To ensure a smooth handover, I will wrap up my current duties and leave detailed notes for my successor before my last day. Please let me know if there is anything else I can do to assist during this transition period.

Wishing you and the team all the best.

Sincerely,

[Your Name] [Your Contact Information]

Contoh 6: Surat Resign Dadakan (Short Notice)

Normalnya kita harus memberikan pemberitahuan sebulan sebelumnya. Namun, jika ada kondisi darurat (misalnya krisis kesehatan atau harus pindah kota secara mendadak) yang mengharuskanmu resign minggu depan, gunakan draf ini dengan menyelipkan permintaan maaf.

Dear [Manager’s Name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Your Position]. Unfortunately, due to circumstances beyond my control, my last day of work will be on [Date, e.g., next Friday].

I sincerely apologize for the short notice and any inconvenience this sudden departure may cause the team. I have thoroughly enjoyed my time at [Company Name] and am very grateful for your continuous support.

Despite the limited time, I will work extra hard over the next few days to wrap up my most urgent tasks and document my daily processes for whoever takes over my role.

Thank you for your understanding during this situation. I wish the company great success in the future.

Best regards,

(Signature)

[Your Printed Name]

Baca Juga: 50 Singkatan Bahasa Inggris dalam Dunia Kerja Agar Tampil Profesional!: Panduan Cara Membuat Surat Resign Bahasa Inggris dan 6 Contoh Lengkapnya

Bersiap untuk Lompatan Karier Internasional Bersama SUN English!

Menyerahkan surat pengunduran diri dalam bahasa Inggris yang tertata rapi, elegan, dan tanpa kesalahan tata bahasa (grammar) akan meninggalkan impresi kuat bahwa kamu adalah seorang profesional yang kredibel. Di dunia kerja modern yang serba global, memiliki kemampuan bahasa Inggris yang aktif dan mumpuni adalah tiket emas untuk melompat ke posisi manajerial yang lebih tinggi atau bahkan mendapatkan pekerjaan bergengsi di perusahaan multinasional raksasa.

Apakah kamu ingin memperbaiki kemampuan komunikasimu, belajar menulis surel profesional, memperluas networking global, dan berbicara dengan percaya diri penuh saat wawancara kerja dalam bahasa Inggris? SUN English adalah mitra pendidikan terbaik yang siap membantumu mewujudkannya!

Melalui program-program unggulan kami seperti Conversation English dan General English, kamu akan dibimbing langsung oleh instruktur profesional. Metode kelas kami sangat komunikatif, interaktif, dan materi yang diajarkan sangat aplikatif untuk dunia kerja nyata.

Tidak hanya itu, jika target masa depanmu adalah kuliah, bekerja, atau berimigrasi ke luar negeri, kami juga menyediakan kelas persiapan ujian komprehensif. Kami siap mendampingimu untuk meraih skor tertinggi dan memecahkan rekor dalam tes IELTS, TOEFL, SAT, GRE, GMAT, PTE, hingga Duolingo English Test.

Jangan biarkan kendala bahasa menghambat potensi terbaik dari karirmu! Segera klik banner di atas untuk mengisi formulir pendaftaran kelas, atau klik di sini untuk mengamankan sesi konsultasi gratis via WhatsApp bersama konsultan edukasi ahli kami. Raih masa depan impianmu bersama SUN English hari ini juga!